Cómo generar reuniones con propósito
La opinión general de las reuniones en los lugares de trabajo es que son inefectivas y sin sentido. Esto es así porque los líderes no saben cómo hacer una reunión. Pero la inefectividad de tantas reuniones puede remediarse modificando los primeros y los últimos cinco minutos.
Para hacer juntas productivas y motivadoras, es necesario tener un inicio y un final contundente y recordarles a los asistentes la visión de la empresa. Si se aplican estos seis sencillos consejos, las reuniones cambiarán su tono:
1. Establecer el ejemplo desde el principio
Si se busca interés y energía, la persona que convoca a la reunión debe personificar esas cualidades desde que entra a la sala de reuniones. Las personas son empáticas, por lo que en 10 segundos, los presentes reflejarán la misma actitud y humor. Es importante liderar con el lenguaje corporal y tono de voz.
2. Conectarse con todos en la sala
No se genera conexión si se comienza la reunió leyendo la agenda de la misma. Es importante convertir en una prioridad el construir y mantener el entendimiento, de manera que pueda darse la colaboración. Leer la agenda de la reunión no es una buena forma de empezar. No tiene que ser un monólogo interminable, sino unas cuantas palabras que expliquen por qué están reunidos y qué se espera obtener de la junta.
3. Recordarles a todos su gran misión
No hay que enfocarse tanto en los pormenores de la reunión como para olvidar ver el panorama general. Es crucial recordarles a todos que están trabajando hacia un propósito mayor y no sólo contando los minutos. Piensa: ¿cómo esta reunión se adecúa a tu visión? ¿Cómo ayudará a la empresa? ¿Cómo beneficiará al equipo? ¿Cómo impulsará esta discusión el trabajo? Se obtendrá mayor interés de los asistentes si se consigue que todos entiendan por qué se reúnen
4. Entregar pasos a seguir
Antes de que todos abandonen la sala, todos deben conocer los pasos a seguir. En lugar de delegar o decir quién está a cargo de qué, es bueno que todos digan algunas palabras sobre aquello de lo que son responsables. Esto ayuda a asegurar que todos estén en la misma página y es una oportunidad de escuchar y observar.
5. Reconocer los éxitos
5. Reconocer los éxitos. El reconocimiento es una parte importante para crear una cultura positiva. El reconocimiento y la recompensa deben estar presentes en cada reunión. Siempre se puede encontrar a alguien que está haciendo un buen trabajo. Con sólo mencionarlo se pueden generar resultados muy positivos. Es importante que la reunión deje una nota positiva.
6. Terminar donde se empezó
Se debe terminar con los argumentos iniciales, de esta manera se refuerza nuevamente la visión y el panorama general, dando mayor propósito a la reunión. Realizar reuniones con propósitos claros es una gran muestra de respeto hacia aquellos que deben participar, porque se les demuestra que su tiempo invertido en esa reunión no fue en vano.